Bedrijfsvoering betreft alle faciliterende activiteiten die de gemeentelijke organisatie in staat stelt langdurig te presteren en maatschappelijke waarde te creëren. Denk aan personeelsbeleid, huisvesting, financiën, ICT, inkoop en de planning en control cyclus. Een goede bedrijfsvoering is een voorwaarde voor het uitoefenen van en het ‘in control’ zijn over onze primaire taken en bedrijfsprocessen. Deze paragraaf beschrijft de ontwikkelingen op het gebied van sturing en beheersing van de organisatie.

Gemeente als werkgever

Met onze organisatiekoers ‘werken volgens de bedoeling’ zetten we in op het versterken van de professionele en waardengedreven cultuur. Dit doen we door het benaderen en aanpakken van onderwerpen van ‘buiten naar binnen’. Onder andere door het stimuleren van diverse vormen van participatie, het versterken van het strategisch vermogen en het vergroten van de wendbaarheid van onze medewerkers. Dit laatste door het stimuleren van mobiliteit en het ontwikkelen van leerprogramma's voor adviseurs en ondersteuning. Het benutten van het talent van onze medewerkers stellen we daarin centraal.

Via strategisch personeelsmanagement anticiperen we tijdig op veranderingen van werkaanbod en de personeelsbezetting, zowel kwalitatief als kwantitatief, en zetten we tijdig in op gewenste of noodzakelijke mobiliteit, trainingen, opleidingen en recruitment. Met de nodige nadruk op arbeidsmarktcommunicatie blijven we initiatieven ontwikkelen om de aantrekkelijkheid van de gemeente Haarlemmermeer als werkgever te tonen. De verdere ontwikkeling van onze flexpools, de inzet van trainees en stagiaires, het borgen van instroom voor moeilijk vervulbare functies en het bewust bezig zijn met een inclusieve en diverse organisatie zijn onderwerpen die blijvend aandacht krijgen. In 2020 gaan we met de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) over op een nieuwe rechtspositie voor ambtenaren. Deze nieuwe rechtspositie zorgt voor enkele aanpassingen, maar zal geen effect hebben op de manier waarop we het werk doen en organiseren. De vitaliteit en gezondheid van onze medewerkers is een belangrijk goed. Veel aandacht gaat uit naar het beheersen van verzuim, maar zeker ook naar het voorkomen van verzuim door het gezond en vitaal houden van onze medewerkers.

De inzet van het coalitieakkoord was om het personeelsbudget geleidelijk met € 2,5 miljoen te te laten stijgen om het aantal medewerkers uit te breiden, waarbij de organisatie een zelfde aantal medewerkers zou vrijspelen om de prioriteiten uit het coalitieakkoord te realiseren. Deze intentie hield echter geen rekening met het tegenvallende meerjarenbeeld. Met een zorgvuldig proces richting Voorjaarsrappportage streven we ernaar om het meerjarenbeeld sluitend te krijgen maar ook om extra financiële ruimte te creëren die het mogelijk maakt om de ambtelijke organisatie te versterken. De noodzaak hiertoe blijft onverminderd groot en versterking kan niet eindeloos worden uitgesteld, zonder een zware wissel op de organisatie en medewerkers te trekken.

Verbetering digitale dienstverlening en IT-innovatie

Voor de dienstverlening aan inwoners en ondernemers gebruiken wij steeds meer digitalisering en informatietechnologie (IT). Nieuwe regelgeving (zoals de Omgevingswet en de wet Digitale Overheid), technologische innovaties (zoals open data) en bestuurlijke afspraken in VNG-verband maken dat investeren in de ’digitale overheid’ al lang niet meer vrijblijvend is. Vanuit de IT-strategie (2015.0044120) en uitvoeringsagenda (2017.0021302) is begin 2018 het tweejarig programma Digitale Dienstverlening en IT-innovatie van start gegaan, met als doel een grotere tevredenheid van inwoners en ondernemers en dus digitalisering waar zij direct baat bij hebben. Verder is via een heldere toedeling van verantwoordelijkheden in een nieuwe iGovernance de basis gelegd om beter te gaan sturen op digitalisering en innovatie. Zo gaan we vanaf 2020 met een nieuwe i-Visie de uitvoeringsagenda (de ‘portfolio’) bepalen en prioriteren.

In samenhang met deze i-Visie voorzien we de komende jaren diverse projecten en initiatieven. In het sociaal domein worden de nieuwe systemen voor inkomen en regie verder ingepast in de werkwijze van Haarlemmermeer. We voorzien een project om het subsidieproces efficiënter in te richten. We voegen nieuwe, gebiedsgerichte informatie toe aan onze Geoviewer. We blijven werken aan het verbeteren van onze digitale aanvraagformulieren op de website en de meldingen over de openbare ruimte. Ook zijn er projecten in het kader van het Digitaal Stelsel Omgevingswet, het proces handhavingsverzoeken en informatiegericht handhaven. Verder werken we door aan onze ambities op het gebied van digitaal zaakgericht werken en webtoegankelijkheid. Voor de gemeentebrede bedrijfsvoering worden onder meer projecten in het kader van vervanging van diverse applicaties, netwerkapparatuur en telefonievoorzieningen uitgevoerd.

Informatiebeveiliging en privacy

Inwoners en ondernemers mogen er vanuit gaan dat hun gegevens bij de gemeente in goede handen zijn. In 2020 blijven wij daarom investeren in het beveiligings- en privacybewustzijn en de digitale vaardigheden van medewerkers. Informatieveiligheid meten wij via reguliere audits en wij rapporteren via de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Dit jaar ronden we de implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) af. Verder nemen wij technische maatregelen om de kans op digitale aanvallen te verkleinen (onder andere via Mobile Device Management en het Security Information & Event Management systeem (SIEM) om securitymeldingen te analyseren).

Voor de bescherming van privacy gelden sinds 25 mei 2018 zwaardere eisen en boetes als gevolg van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De gemeente voert momenteel een dataprotectieprogramma uit om de privacyrisico's te minimaliseren. Datalekken melden wij, indien nodig en conform de AVG, bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen via ons datalekprotocol. Dit jaar wordt een AVG-tool geïmplementeerd en worden medewerkers verder opgeleid.

Informatiebeheer

Digitaal berichtenverkeer met inwoners en ondernemers varieert tegenwoordig van een webformulier tot MijnOverheid. In 2020 versterken we de grip hierop door kaderstellende afspraken om deze informatie in samenhang te beheren, tijdig te vernietigen of permanent te bewaren en door de professionalisering van de informatiebeheersplannen. Ons zaaksysteem helpt te sturen op afhandeltermijnen.

Gemeentelijke huisvesting

We streven naar een dienstverlening die aansluit bij de behoeften van onze inwoners en ondernemers. Dit streven en andere externe ontwikkelingen vragen andere manieren van (samen-)werken en organiseren. De huisvesting en informatie- en communicatietechnologie zijn hierbij randvoorwaardelijk. Het project Het Huis van HLMRMeer: Businesscase Pleinvariant, wordt verder uitgewerkt. De vaststelling van het bestemmingsplan wordt voorzien in het tweede kwartaal van 2020.
Punt van zorg blijft de staat van onderhoud van het huidige Raadhuis. Alleen het noodzakelijke beheer, onderhoud, reparaties en vervangingen worden uitgevoerd. De geldende Arbo-normen en veiligheid mogen niet in gevaar komen.
De in 2019 ontstane andere manieren van (samen-) werken, zullen zich in 2020 verder ontwikkelen. Ofschoon de huidige indeling en inrichting van het gebouw deze andere werkwijzen niet optimaal ondersteunen, wordt geprobeerd deze toch zo goed mogelijk te faciliteren.

Visie op control en Controlstatuut

In november 2018 zijn de Visie op Control en het Controlstatuut vastgesteld (2018.0056726). Met de Visie op control heeft de raad haar kaders meegegeven waarbinnen de control door de gemeentelijke organisatie wordt uitgevoerd. De nadruk ligt op het verhelderen en verduidelijken van de rollen en verantwoordelijkheden én het vergroten van kennis en vaardigheden van werknemers met een controlfunctie. In 2020 worden de Visie op Control en het Controlstatuut op verzoek van de raad geëvalueerd en over de uitkomsten daarvan wordt de raad geïnformeerd.

Verbijzonderde Interne Controle (VIC)

Het college zorgt jaarlijks voor een interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen. Een beheerste bedrijfsvoering staat hierbij voorop en de VIC is daarvoor een instrument. We werken in 2020 aan een goed werkende inrichting, risicomanagement, naleving van afspraken (plan, do, check en act) en toezicht op de invoering van verbetermaatregelen.

Rechtmatigheidsverklaring

In de meicirculaire 2018 is aangekondigd dat de gemeenten met ingang van 2021 een extra taak krijgen op het gebied van de rechtmatigheidsverklaring. Met ingang van 2021 zijn colleges van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor het afgeven van een verklaring bij de jaarrekening waarin zij zelf (op basis van onderzoek) het rechtmatig handelen van de gemeente aantonen. In 2020 wordt gestart met de voorbereiding om de hiervoor benodigde processen, werkwijze en functionarissen in 2021 gereed te hebben.

Inkoop en aanbesteding​

Op de juiste wijze inkopen en aanbesteden is voor ons als gemeente van groot belang. Het draagt bij aan mogelijke besparingen en geeft zichtbare verbetering van de kwaliteit van opdrachten. We houden aan wet- en regelgeving en gaan zo doelmatig en bewust mogelijk omgaan met gemeenschapsgeld. Hoe we dat willen realiseren staat in ons inkoopbeleid. De inkoopdoelstellingen zijn rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

We willen met het inkoopbeleid de volgende vier doelstellingen realiseren:

1. Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
2. Een professionele, integere, betrouwbare en zakelijke inkoper en opdrachtgever zijn.
3. Een administratieve lastenverlichting bereiken voor zowel onszelf als voor ondernemers.
4. Inkoop op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats laten vinden.

Deze laatste doelstelling wordt ingevuld door via het inkoopbeleid een bijdrage te leveren aan duurzaamheid, social return, het stimuleren van lokale en regionale bedrijvigheid en innovatie.