Haarlemmermeer realiseert haar doelen met aanvaardbare overhead.

In het BBV is bepaald welke uitgaven onder het Overzicht overhead vallen. Het uitgangspunt hiervan is om de vergelijkbaarheid met andere gemeenten te vergroten. Het gevolg is dat in de programma’s alleen baten en lasten worden opgenomen die betrekking hebben op het primaire proces, wat wil zeggen dat in de programma’s alleen de kosten van de bedrijfsvoering worden verantwoord die direct voor de uitvoering van de desbetreffende taken en activiteiten worden ingezet.

Naar aanleiding van de raadssessie op 15 juni 2017 over het Vervolgonderzoek Rekenkamercommissie inzake Overhead en in het kader van de doorontwikkeling van het Overzicht overhead is het overzicht vanaf de Programmabegroting 2018-2021 onderverdeeld in vijf onderdelen. Hierdoor ontstaat een beter inzicht in de lasten van overhead. De verschillen in de lasten per jaar van elk onderdeel worden hieronder kort toegelicht.
Verder is voor de wettelijk voorgeschreven BBV-kengetallen een tabel opgenomen met de beschikbare vergelijkende cijfers 2018 en 2019 van drie gemeenten.

Globaal bestaat de overhead volgens de definitie van de BBV uit de volgende onderwerpen:

• Bestuursondersteuning en beleidsadvisering
• Financiën
• Personeelszaken en organisatie
• Juridische zaken (exclusief bezwaar en beroep)
• Informatievoorziening, automatisering van systemen ten behoeve van de gemeentebrede bedrijfsvoering, documentmanagement en informatievoorziening (DIV)
• Facilitaire zaken en huisvesting (inclusief beveiliging)
• Interne en externe communicatie met uitzondering van klantcommunicatie
• Verzekeringen
• Hiërarchisch leidinggevenden, controllers en managementondersteuning werkzaam in de primaire processen en de staven van de clusters

De definitie voor overhead die is vastgesteld door de commissie BBV creëert een nieuwe discussie over de kosten van de gemeentebrede bedrijfsvoering en de toerekening hiervan. Een voorbeeld hiervan is dat de gemeente Haarlemmermeer afgelopen jaren uit het oogpunt van efficiency meer heeft gecentraliseerd op ICT-gebied. Eén van de keuzes die daarbij is gemaakt is om ICT-software meer generiek (voor ieder organisatieonderdeel hetzelfde) aan te bieden, waardoor schaalgrootte en efficiency wordt bereikt doordat het aantal aanwezige pakketten vermindert en daarmee ook het totaal aantal applicatiebeheerders. Voorbeelden hiervan zijn de invoering van een zaaksysteem, documentcreatie- en workflow systemen. Generieke systemen vallen op basis van de BBV-definitie eerder onder bedrijfsvoering waardoor dit voor de overhead verhogend werkt. Dit maakt een discussie over de overhead complex. We voeren benchmarks uit met andere gemeenten. Voorbeelden hiervan zijn de benchmark van Vensters voor Bedrijfsvoering die diverse aspecten van de bedrijfsvoering belicht en de benchmark van M&I/Partners die zich specifiek richt op de automatiseringstak van de gemeente. Door verdiepende vervolgonderzoeken vergelijken we onze bedrijfsvoering op een meer kwalitatief niveau en leggen wij de relatie met onze ambities. De commissie BBV beoogt met het vaststellen van de definitie van overhead dat de vergelijkbaarheid tussen gemeenten wordt vergroot. Het onderling vergelijken van gemeenten wordt echter bemoeilijkt doordat gemeenten fundamenteel van elkaar verschillen op zowel fysiek, sociaal als organisatorisch terrein. Het vergelijken van plattelandsgemeenten met de meer stedelijke gemeenten of het vergelijken van de zogenaamde regiegemeenten met gemeenten die veel taken in eigen beheer uitvoeren leidt tot grote verschillen. Gemeente Haarlemmermeer is een gemeente die veel taken heeft ondergebracht bij verbonden partijen zoals de afvalinzameling en het innen van lokale heffingen, en is daarmee regiegemeente. Dit leidt tot relatief meer overhead, aangezien het aantal medewerkers in het primaire proces lager is dan bij gemeenten die de taken in eigen beheer uitvoeren. De hoeveelheid werk die verricht wordt binnen de overhead is echter gelijk in beide vormen. Hierbij valt te denken aan het opstellen van begroting en verantwoording, welke in beide vormen van dezelfde omvang is.

Onderstaande tabel geeft een aantal kengetallen weer in relatie tot de overhead:

De hiervoor genoemde kengetallen moeten door alle gemeenten in hun programmabegroting en jaarstukken opgenomen worden. Hierdoor is het mogelijk een vergelijking met andere gemeenten te maken. Voor 2018 en 2019 is het beeld als volgt:

Onderstaand een overzicht van de opbouw in Fte’s die voor 2020 zijn toegerekend aan de exploitatie (direct) en aan het overzicht overhead.