Vastgoedmanagement

Verdere professionalisering

In juni 20219 is het vervolgonderzoek maatschappelijk vastgoed van de Rekenkamercommissie (2019.0029408) door de raad besproken. Daarin zijn kort gezegd twee aanbevelingen gedaan:

verbeter het inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid van de vastgoedportefeuille;
kom met een plan van aanpak om het vastgoedmanagement te professionaliseren.

Naar aanleiding daarvan hebben wij eind oktober 2019 de raad per brief (X.2019.13925) geïnformeerd over ons plan van aanpak voor de professionalisering van het vastgoedmanagement. Hierin is een aantal stappen genoemd die moeten leiden tot een doelmatige en doeltreffende vastgoedportefeuille. Hieronder beschrijven wij per stap de status. Indien een stap gereed of doorlopend is, komt deze niet meer terug in een volgend overzicht.

Tabel 108

I	Een vastgoedadministratie, die actueel, juist en volledig is/blijft en betrouwbaar is. Deze kan daarmee ook de gewenste P&C producten opleveren.	Gereed/doorlopend
II	Herijking van de spelregels rondom vastgoed door het opstellen van een beleidskader Vastgoed	2022
III	Opstellen van het eerste Meerjarenperspectief Vastgoed	Eerste kwartaal 2022
IV	Voldoende kennis en kunde bij leidinggevenden en medewerkers	Doorlopend
V	Een open cultuur, die zich kenmerkt door resultaat- en samenwerkingsgerichtheid, feedback geven en nemen, vertrouwen in elkaars vakmanschap, afspraken nakomen en begrip voor fouten.	Doorlopend
VI	AO/IC processen geborgd en zes hoofdprocessen ingericht en geborgd.	Gereed/2022

Ad. I

De afgelopen jaren is gewerkt aan de verbetering van de gemeentelijke vastgoedadministratie. De belangrijkste data met betrekking tot de objectkenmerken, contractanten, vastgoedexploitatie en overeenkomsten zijn geverifieerd, aangevuld en waar nodig aangepast. Er zijn energielabels en maatwerkadviezen opgesteld voor nagenoeg alle objecten. Hiermee is de vastgoedadministratie voor gedegen vastgoedbeheer op orde en afgerond. Het actueel houden, juist en volledig houden is doorlopend.

Ad. II

Het beleidskader Vastgoed, dat in 2022 aan de raad wordt aangeboden, bevat integraal beleid met betrekking tot (kostprijsdekkende) huur en verhuur, aan- en verkoop, onderhoud, duurzaamheid en toegankelijkheid van de accommodaties. Bestaand beleid wordt ingevoegd en indien nodig geactualiseerd. Nieuw beleid wordt ontwikkeld en toegevoegd.

Ad. III

Aansluitend bij de eerste aanbeveling van het RKC onderzoek om het inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid van de vastgoedportefeuille te verbeteren, verschijnt begin 2022 de eerste editie van het Meerjarenperspectief vastgoed (MPV). In het MPV worden over langere periode de financiële prestaties (rendement) van de portefeuille beschouwd en geprognosticeerd waarbij (bekende) toekomstige ontwikkelingen worden meegenomen.

Ad. IV en V

Voor een goede uitvoering van de vastgoedtaken vindt een continue verbetering van de vastgoedorganisatie plaats. Dit is een doorlopend traject waar in 2021 goede stappen zijn gemaakt en waar we de komende jaren verder mee zullen gaan.

Ad. VI

De interne controle (IC) processen zijn ingericht en geborgd. Dit is gereed. Een deel van de hoofdprocessen zijn uitgewerkt en geborgd en met een deel is een start gemaakt. Dit wordt in 2022 afgerond. Het zal een continue proces zijn.

Meerjarenonderhoudsplanningen

In 2022 worden de meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s) van het vastgoed geactualiseerd. Dit geeft een actueel beeld van de momenten waarop onderhoud nodig is, welke kosten dit met zich meebrengt en het bedrag dat jaarlijks moet worden gestort in de onderhoudsegalisatievoorziening gebouwen. De jaarlijkse storting in de onderhoudsegalisatievoorziening is tekort gebleken. Er is voor gekozen dit ten laste van de voorziening te laten gaan en dit pas na de actualisatie in 2022 aan te passen indien nodig. De voorziening verloopt sneller negatief, mede doordat onderdelen uit de voorziening zijn overgedragen (zoals Brede scholen en Brandweer).

Na de actualisatie van de MJOP’s in 2022 zal een nieuw bedrag voor de jaarlijkse storting in de onderhoudsegalisatievoorziening worden voorgesteld en voorgelegd worden aan de raad. De stortingen en onttrekkingen, opgenomen in het Financieel verloop voorzieningen, zijn gebaseerd op de in 2018 opgestelde Meerjarenonderhoudsplannen.

Integraal Accommodatieplan

De eerste twee wijkanalyses in het kader van het vastgestelde Integraal Accommodatieplan (2019.58287) (IAP) zijn afgerond. Eind 2021 worden de uitkomsten van de wijkanalyses gedeeld met de raad. Het IAP is een werkwijze om de vraag naar maatschappelijke voorzieningen en het aanbod in een bepaalde wijk of gebied te analyseren. Gebiedsontwikkelingen, verduurzamingsopgaven en andere relevante ontwikkelingen worden meegenomen in de analyse en betrokken bij de oplossing. Conform het vastgestelde Beoordelingskader Maatschappelijke Voorzieningen IAP (2021.00253) worden de wijkanalyses uitgevoerd op basis van beleidsmatige, vastgoed technische en ruimtelijke richtlijnen.

Verduurzaming

Voor nagenoeg alle panden in de kernportefeuille zijn definitieve energielabels afgegeven en maatwerkadviezen opgesteld. Hiermee is een eerste indruk verkregen in de mogelijke verduurzamingsaanpassingen, het effect van de aanpassing op de CO2-reductie, de kosten en de terugverdientijd. De Haarlemmermeerse routekaart verschijnt in 2022. De Haarlemmermeerse routekaart geeft inzicht in de verduurzamingsopgave van de vastgoedportefeuille en wordt afgestemd op de sectorale routekaart maatschappelijk vastgoed van de VNG. In de sectorale routekaart staan richtlijnen hoe de landelijke ambitie van CO2-arm maatschappelijk vastgoed voor 2050 gerealiseerd kan worden.