Haarlemmermeer realiseert haar doelen met aanvaardbare overhead.

Overhead is van belang om de beleidsdoelen van Haarlemmermeer op een adequate en efficiënte manier te realiseren. In het BBV is bepaald dat gemeenten de lasten aan overhead in een apart overzicht moeten tonen. Ook is in het BBV bepaald welke lasten hieronder vallen. Het uitgangspunt hiervan is om de vergelijkbaarheid met andere gemeenten te vergroten. Het gevolg is dat in de programma’s alleen baten en lasten worden opgenomen die betrekking hebben op het primaire proces, wat wil zeggen dat in de programma’s alleen de apparaatskosten worden verantwoord die direct voor de uitvoering van de desbetreffende taken en activiteiten worden ingezet.

Verbonden partijen

Dimpact

Dimpact zorgt er onder andere voor dat bestaande en nieuwe ICT functionaliteiten (door)ontwikkeld worden en de daarmee gepaarde kosten gedeeld kunnen worden onder de betrokken gemeenten. Zo blijft de kwaliteit van dienstverlening voorop staan en worden de kosten per gemeente verminderd. Op dit moment nemen wij de diensten Open Online (gemeentelijke website) en Open formulieren af via Dimpact

Toelichting overhead

Het Overzicht overhead is onderverdeeld in vijf onderdelen. Hierdoor ontstaat een beter inzicht in de lasten van overhead. De verschillen in de lasten per jaar van elk onderdeel worden hieronder kort toegelicht. Verder is voor de wettelijk voorgeschreven BBV-kengetallen Tabel 85 opgenomen met de beschikbare vergelijkende cijfers 2022 en 2023 van drie gemeenten. Globaal bestaat de overhead volgens de definitie van het BBV uit de volgende onderwerpen:

• Bestuursondersteuning en beleidsadvisering

• Financiën

• Personeelszaken en organisatie

• Juridische zaken (exclusief bezwaar en beroep)

• Informatievoorziening, automatisering van systemen ten behoeve van de gemeentebrede bedrijfsvoering, documentmanagement en informatievoorziening (DIV)

• Facilitaire zaken en huisvesting (inclusief beveiliging)

• Interne en externe communicatie met uitzondering van klantcommunicatie

• Verzekeringen

• Hiërarchisch leidinggevenden, controllers en managementondersteuning werkzaam in de primaire processen en de staven van de clusters

De definitie voor overhead die is vastgesteld door de commissie BBV creëert een nieuwe discussie over de kosten van de gemeentebrede bedrijfsvoering en de toerekening hiervan. Omdat iedere gemeente anders is georganiseerd, is het niet eenvoudig om de overhead met andere gemeenten te vergelijken. Gemeente Haarlemmermeer is een regiegemeente wat zich uit in relatief weinig fte per inwoner, omdat veel uitvoerende taken niet door de gemeente zelf worden uitgevoerd. Minder taken in eigen regie uitvoeren leidt tot relatief meer overhead.

Deze diverse manieren van organiseren maakt een discussie over de overhead complex. We voeren benchmarks uit met andere gemeenten. Vanuit de uitkomsten van deze benchmarks wordt dieper onderzocht waar de leerpunten voor onze organisatie liggen.

In Tabel 84 zijn de in de regeling beleidsindicatoren gemeenten voorgeschreven kengetallen in relatie tot de overhead opgenomen.

De hiervoor genoemde kengetallen moeten door alle gemeenten in hun programmabegroting en jaarstukken opgenomen worden. Hierdoor is het mogelijk een vergelijking met andere gemeenten te maken. Voor 2022 en 2023 is het beeld als volgt:

Kengetal Externe inhuur

in de primaire begroting wordt het op dat moment begrote bedrag voor inhuur afgezet tegen de totale begrote bedragen voor loon- en inhuurkosten. In de loop van het jaar worden via Planning & Control producten regelmatig budgetten voor inhuur toegevoegd, met daar tegenover incidentele dekking. Ook worden vacatures die niet meteen vervuld kunnen worden vaak ingevuld via inhuur. Minder vast betekent dan meer inhuur, wat relatief gezien bij de jaarstukken een hoger inhuurpercentage met zich meebrengt.

Hier onder is in Tabel 86 een overzicht van de opbouw in fte’s die voor 2024 zijn toegerekend aan de exploitatie (direct) en aan het Overzicht overhead.